لماذا تختلف أرقام النظام عن الرفوف؟
ليس كل فرق دليلًا على فقدان. كثير من الفروقات سببه توقيت التسجيل، كبضاعة استُلمت فعليًا ولم يُدخل مستند استلامها، أو طلبية شُحنت ولم تُصرف في النظام. وبعضها سببه اختلاف وحدات القياس، أو صنف سُجّل برمز صنف مشابه.
لذلك نفصل الفروقات قبل الحكم عليها: ما يُصحَّح بإدخال مستند متأخر، وما يُصحَّح بنقل بين رمزين أو موقعين، وما يبقى فرقًا حقيقيًا يحتاج إلى قرار من الإدارة.
هذا الفصل مهم للمقر الرئيسي، لأن رقمًا إجماليًا واحدًا للفروقات قد يبدو مقلقًا، بينما يتبين بعد التحليل أن معظمه أخطاء تسجيل لا تمس قيمة المخزون الفعلية.
- مستندات استلام أو صرف لم تُسجَّل
- أصناف مسجلة برموز خاطئة أو متشابهة
- اختلاف وحدات القياس بين الكرتونة والقطعة
- نقل بين المواقع لم يُحدَّث في WMS
خطوات المطابقة
نبدأ بلقطة لأرصدة النظام في لحظة تجميد الحركة، لأن المقارنة مع أرصدة أُخذت في وقت آخر تخلق فروقات وهمية. ثم نطابق نتائج العدّ بها ونصنف الفروقات حسب القيمة والكمية.
للفروقات المهمة نراجع حركة الصنف في الفترة الأخيرة، ونقارنها بالمستندات الورقية أو الإلكترونية، ونسأل فريق المستودع عند الحاجة. الهدف أن يحمل كل سطر في القائمة النهائية تفسيرًا أو على الأقل سببًا محتملًا.
من المفيد أيضًا أن ننظر إلى الفروقات المتقابلة: نقص في صنف وزيادة بالكمية نفسها تقريبًا في صنف مشابه غالبًا ما يعني خطأ في الانتقاء أو الاستلام لا فقدانًا. وكذلك نقص في موقع وزيادة في موقع مجاور للصنف نفسه يعني نقلًا لم يُسجَّل.
خصوصية العمل مع 1C في أوزبكستان
تعتمد شركات كثيرة في أوزبكستان على 1C للمحاسبة بينما يستخدم المقر الرئيسي نظام ERP مختلفًا، وقد يعمل المستودع على WMS ثالث. حين تختلف الأرصدة بين هذه الأنظمة نفسها، نحدد أولًا أي نظام هو المرجع لكل نوع من البيانات.
نستلم البيانات بصيغة Excel أو CSV من كل نظام، ونوحد الرموز ووحدات القياس، ونعيد إليكم ملف التسويات بالصيغة التي يسهل تحميلها. لا نعمل داخل نظامكم مباشرة إلا إذا طلبتم ذلك ومنحتم صلاحيات محددة.
ونحرص على أن يحمل كل ملف نسلّمه تاريخ لقطة الأرصدة ومصدرها، حتى يعرف كل من يقرؤه في أوزبكستان أو في المقر الرئيسي على أي بيانات بُنيت المطابقة.
من قائمة التسويات إلى إغلاق الملف
نسلّم قائمة التسويات مقسمة إلى تصحيحات فنية لا تؤثر في القيمة الإجمالية، وفروقات حقيقية بالزيادة أو النقص. تراجع الإدارة المالية القائمة وتعتمدها، أما طريقة قيدها محاسبيًا فتُؤكَّد مع محاسبكم أو مدققكم المحلي.
ونرفق بالقائمة ملاحظات عن الإجراءات التي أنتجت الفروقات المتكررة، مثل تأخر إدخال مستندات الاستلام أو غياب تأكيد النقل بين المواقع. هذه الملاحظات هي ما يمنع ظهور الفروقات نفسها في الجرد القادم، وهي غالبًا أهم من التسويات ذاتها.
- تصحيحات فنية: رموز ووحدات ومواقع
- مستندات متأخرة تحتاج إلى إدخال
- فروقات حقيقية بالزيادة
- فروقات حقيقية بالنقص
ما الذي تتسلمونه
- ملف مطابقة يجمع العدّ وأرصدة النظام لكل صنف وموقع
- تصنيف الفروقات حسب النوع والقيمة
- تفسير أو سبب محتمل لكل فرق مهم
- قائمة تسويات مقترحة جاهزة للتحميل
- ملاحظات لتحسين إجراءات التسجيل بالعربية والإنجليزية
أسئلة شائعة
هل يمكن المطابقة إذا أجرى فريقنا العدّ؟
نعم، يمكننا مطابقة نتائج عدّ داخلي، مع مراجعة طريقة العدّ أولًا لأن جودة المطابقة تتوقف على جودة الأرقام المعدودة.
هل تحتاجون إلى دخول نظامنا؟
عادةً يكفي تصدير البيانات بصيغة Excel أو CSV. ونعمل داخل النظام فقط بطلب منكم وبصلاحيات محددة.
هل تقيدون التسويات في الدفاتر؟
لا، نعدّ القائمة ونشرحها، والقيد يتم من فريقكم المالي بعد التأكد من المعالجة مع محاسبكم المحلي.